Con 11 años de experiencia laboral, mi camino profesional ha sido todo menos lineal. Empecé como aprendiz en una herrería, después trabajé en retail y más tarde en producción audiovisual. Hoy, como Project Manager en desarrollo web, puedo decir que cada etapa me ha enseñado que, en la gestión de proyectos y equipos, existen dos elementos clave para saber si la balanza se inclina al caos o a la estabilidad: una comunicación efectiva y procesos de gestión claros. Nuestra prioridad es encontrar maneras de mejorar estos pilares, y en ese camino, herramientas como ChatGPT se han convertido en aliados fundamentales.
La gestión de proyectos siempre ha sido un desafío multifacético: coordinar equipos, cumplir plazos ajustados, documentar requisitos, asegurar la calidad de todo y, en especial, estar al 100% para tu equipo y el cliente. En los últimos años, la IA está marcando el comienzo de una nueva era: más allá de ser un simple chatbot, son herramientas poderosas que pueden optimizar múltiples aspectos de la gestión de proyectos, desde la documentación técnica hasta la coordinación de equipos, permitiéndonos ahorrar tiempo y elevar la calidad de los entregables.
Cabe aclarar que lo presentado a continuación es referencia a cómo usar la IA para hacer un boceto y una base de la cual partir, adaptable según las necesidades específicas de cada proyecto.
La Gestión de Proyectos en la Era de la IA
La IA no es solo una moda en el ámbito empresarial; es una solución real a problemas cotidianos en la gestión de proyectos.
Una de las cosas aprovechables de la IA como herramienta de procesos es que la accesibilidad es tal que democratiza su uso. Sólo debes de saber cómo escribir un buen prompt para sacarle el máximo provecho.
A lo largo de este post, estaré explicando cómo se puede emplear la IA como herramienta para la gestión de proyectos, desde la reducción del tiempo dedicado a tareas administrativas hasta la mejora en la documentación técnica; exploraré cómo esta herramienta de IA puede mejorar la comunicación, agilizar procesos y aumentar la eficiencia en la gestión de proyectos. Por último, me enfocaré en el uso del lenguaje Gherkin como herramienta en las metodologías ágiles, y cómo se puede emplear la IA para entregarte bocetos de historias de usuario base.
Aplicaciones Prácticas de ChatGPT
1. Reducción del Tiempo Dedicado a Tareas Administrativas
Una de las responsabilidades más demandantes para un PM es mantenerse al día con las tareas administrativas: establecer sprints, realizar minutas de reuniones, redactar funcionales, recopilar información, actualizar documentación, etc. Estas tareas, aunque esenciales, son repetitivas y consumen tiempo que podría invertirse en la resolución de problemas más estratégicos.
Cómo ayuda ChatGPT:
- Genera cronogramas detallados a partir de una lista de actividades y fechas tentativas.
- Resume reuniones grabadas o transcripciones, creando minutas listas para compartir.
- Automatiza la redacción de recordatorios para tareas importantes o hitos próximos.
Ejemplo práctico:
Si necesitas crear un cronograma de un mes para un proyecto de desarrollo de un registro (sólo para continuar con el ejemplo, sabemos que en la práctica no hay caso así), podemos usar de prompt:
«Quiero un cronograma de 4 semanas para desarrollar una funcionalidad de registro.»
El resultado sería algo como esto:
Semana 1: Planificación y definición de requisitos
- Reunión inicial con el cliente
- Creación del documento funcional
- Validación de requisitos con el equipo técnico
Semana 2: Diseño y prototipado
- Creación de wireframes para la página de registro
- Diseño de la interfaz de usuario
- Aprobación de diseño por parte del cliente
Semana 3: Desarrollo
- Implementación del backend para el registro de usuarios
- Creación de validaciones y pruebas unitarias
- Desarrollo del frontend para la página de registro
Semana 4: Pruebas y entrega
- Pruebas de integración y seguridad
- Corrección de errores
- Entrega y presentación al cliente
Además, ChatGPT puede actuar como un asistente virtual para los PM, ayudando a coordinar y organizar tareas, como:
- Minutas y Resúmenes de Reuniones: Transforma notas dispersas en resúmenes claros y accionables.
- Automatización de Recordatorios: Genera recordatorios personalizados para hitos o entregables importantes.
No puedo enfatizar suficiente, desde ahora hasta todos los ejemplos, en que no es necesario ser específico con el proyecto para usar la IA como herramienta. Siempre puede adaptarse a cada caso, no es necesario escribir información confidencial al chatbot.
2. Documentación Más Eficiente y Clara
Uno de los desafíos más comunes para un PM es crear documentación técnica o funcional que sea comprensible tanto para el equipo como para el cliente. ChatGPT puede agilizar este proceso de varias maneras:
- Generación de Documentos Funcionales: Con base en descripciones simples, ChatGPT puede redactar documentos completos que expliquen funcionalidades, flujos de trabajo o requerimientos de manera clara y estructurada.
- Adaptación del Lenguaje: Traduce conceptos técnicos a un lenguaje más accesible para audiencias no técnicas, sin perder precisión.
- Estandarización de Formatos: Permite que la documentación siga una estructura coherente, facilitando su revisión y comprensión.
Ejemplo Práctico:
Algo para lo que lo uso regularmente es para módulos cuya funcionalidad no puede reinventarse mucho. Por ejemplo, para un registro o un login. El objetivo es explicar la función de registro en una aplicación, el prompt puede ser: “Crea un módulo funcional para registro de usuarios, teniendo en cuenta que es parte de un documento funcional para una aplicación móvil”, y el bot devuelve algo como esto:
Función: Registro de Usuario
Propósito: Permitir el acceso seguro y personalizado a la plataforma.
Descripción: Los usuarios pueden registrarse proporcionando su correo electrónico y contraseña. Al completar el registro, se genera un perfil único en la base de datos.
Beneficios: Aumenta la seguridad y permite personalizar la experiencia del usuario.
Requisitos: Campos de correo electrónico, contraseña segura y validación con CAPTCHA.
Esta estructura inicial es un punto de partida válido. Sin embargo, el Project Manager debe revisarla y ajustarla, agregando elementos adicionales como nombre del usuario, teléfono, o integraciones como Google OAuth. ChatGPT facilita la base, pero la última decisión depende de nuestro juicio profesional.
3. Comunicación Clara y Efectiva
¿Recordáis por qué hablé de comunicación antes de tocar los procesos de gestión? La comunicación es la piedra angular de cualquier proyecto. Ya sea con el cliente, el equipo técnico o los stakeholders, una mala comunicación puede llevar al fracaso. ChatGPT puede actuar como un traductor universal, adaptando mensajes técnicos para audiencias no técnicas y viceversa. Vamos, que yo como minoría de Humanidades en una empresa técnica he empleado esto más de una vez.
Cómo ayuda ChatGPT:
- Traduce descripciones técnicas en explicaciones claras para clientes no especializados.
- Genera correos o mensajes adaptados al tono profesional que necesites.
- Ofrece alternativas de redacción para evitar malentendidos.
Ejemplo práctico:
Si necesito explicar a un cliente no técnico por qué es necesario un retraso en el desarrollo para garantizar la calidad del producto, podría proporcionar una descripción breve a ChatGPT y obtener una respuesta empática y profesional:
«Explique al cliente que necesitamos dos semanas adicionales para pruebas de calidad debido a un problema inesperado en la integración de API.»
ChatGPT podría sugerir algo como:
«Queremos asegurarnos de que el producto final cumpla con los más altos estándares de calidad. Durante la integración de la API, identificamos un comportamiento inesperado que podría afectar la experiencia del usuario. Para solucionarlo, solicitamos una extensión de dos semanas para realizar pruebas exhaustivas y garantizar que todo funcione perfectamente al momento de la entrega.»
Luego de eso, toca que como PM le pongamos un toque más humano y menos robótico al cliente.
4. Mejora en la Documentación Técnica
Eso es, sin duda, una de las labores más demandantes. ChatGPT te puede ayudar a generar descripciones de funcionalidades basadas en entradas simples. Eso ayuda, por ejemplo, a los momentos en los que buscas describir algo muy técnico que debe de ser entendible para el cliente.
Ejemplo práctico:
Imagina que estás redactando un documento funcional para la funcionalidad de «búsqueda avanzada» en un sitio web. Con una breve entrada como:
«Necesito describir cómo funciona la búsqueda avanzada, incluyendo filtros por precio, categoría y popularidad.»
ChatGPT generaría un texto como:
Función: Búsqueda Avanzada
Propósito: Permitir a los usuarios encontrar productos de manera más eficiente.
Descripción: Esta funcionalidad ofrece filtros personalizables, como precio, categoría y popularidad. Los usuarios pueden combinar varios filtros para reducir el rango de búsqueda, obteniendo resultados más relevantes.
Beneficios: Mejora la experiencia del usuario al reducir el tiempo necesario para encontrar productos específicos, aumentando la satisfacción y la conversión.
Después de esto, por supuesto, tocará revisar que todo lo que haya escrito el chatbot coincida con la funcionalidad que quiere brindarle el cliente, adicional a lo que nosotros como equipo somos capaces de ofrecer. No vamos a agregar en el funcional el precio de un producto como filtro, cuando estamos desarrollando una landing para una biblioteca pública, por ejemplo.
Lenguaje Gherkin
Aprovecho la oportunidad de que no ha salido en un post antes y explicaré un poco sobre algo que ya tenemos como el día a día de los proyectos en la compañía.
El lenguaje Gherkin es una herramienta fundamental en el desarrollo de software, especialmente en equipos que implementan metodologías ágiles como Scrum o Kanban. Se utiliza principalmente en la escritura de escenarios de pruebas en formato de especificación ejecutable, lo que facilita la colaboración entre desarrolladores, testers y stakeholders no técnicos.
¿Qué es Gherkin?
Gherkin es un lenguaje de especificación que permite describir el comportamiento de un sistema de forma clara y concisa. Se utiliza principalmente en el contexto de la metodología Behavior Driven Development (BDD), que se enfoca en crear una comprensión compartida de cómo debe comportarse un sistema a través de ejemplos. Los escenarios escritos en Gherkin siguen una sintaxis específica que se utiliza para crear pruebas automáticas, lo que permite que los equipos verifiquen el funcionamiento del software de manera continua.
En equipos como los nuestros, en el que se emplean metodologías ágiles, redactar escenarios en Gherkin es esencial para describir las funcionalidades de forma clara y compartida. El formato más común en Gherkin sigue la estructura de Given-When-Then, que describe el contexto, la acción y el resultado esperado:
- Given (Dado que): Establece el contexto o el estado inicial.
- When (Cuando): Describe la acción que ocurre.
- Then (Entonces): Especifica el resultado o la respuesta esperada.
Cómo Gherkin facilita el trabajo en equipo
Una de las principales ventajas de Gherkin es su capacidad para involucrar a todas las partes interesadas en el proceso de desarrollo. Desde los desarrolladores hasta los stakeholders no técnicos, todos pueden entender y contribuir a los escenarios escritos en Gherkin. Se debe de pasar primero por la fase de refinamiento, en donde nos aseguramos que las partes involucradas tienen el mismo entendimiento de cada uno de los elementos de la historia de usuario.
Este enfoque promueve una **comunicación más fluida** y un entendimiento común de lo que se está construyendo.
Optimización del Uso del Lenguaje Gherkin
En equipos como los nuestros, en el que se emplean metodologías ágiles, redactar escenarios en Gherkin es esencial para describir las funcionalidades de forma clara y compartida. ChatGPT puede desempeñar un papel clave aquí:
- Automatización de Escenarios: Genera escenarios en Gherkin a partir de descripciones simples en lenguaje natural.
- Revisión y Mejora: Sugiere ajustes para que los escenarios sean más claros, precisos y alineados con los objetivos del negocio.
- Consistencia en el Formato: Garantiza que todos los escenarios sigan un estándar, reduciendo malentendidos y errores.
Ejemplo Práctico:
ChatGPT puede proponer escenarios iniciales, permitiendo al Project Manager enfocarse en detalles específicos.
Input: «Genera escenarios en Gherkin para el registro de usuarios.»
Output:
Característica: Registro de usuario en la aplicación
Como usuario nuevo
Quiero registrarme con mi correo y contraseña
Para acceder a las funcionalidades de la plataforma
Escenario: Registro exitoso
Dado que el usuario está en la página de registro
Cuando ingresa un correo válido y una contraseña segura
Y hace clic en «Registrar»
Entonces se crea un perfil en la base de datos
Y el usuario recibe un mensaje de confirmación.
Escenario: Error por correo duplicado
Dado que el usuario está en la página de registro
Y el correo ingresado ya existe en la base de datos
Cuando hace clic en «Registrar»
Entonces el sistema muestra un mensaje de error: «Este correo ya está registrado».
Paso a Paso: Cómo Usar ChatGPT como Herramienta de Gestión
- Define el Objetivo: Antes de interactuar con ChatGPT, ten claro qué necesitas: ¿documentación? ¿cronogramas? ¿resúmenes? Esto asegura que obtengas resultados útiles y específicos.
- Aprende a escribir un buen prompt: Hoy día no falta un blog en el que te expliquen la manera de realizar un prompt, y es porque uno bien estructurado puede generar respuestas más precisas y útiles, ahorrando tiempo y mejorando la calidad de los resultados… En lo personal, suelo terminar el prompt con una validación, así responde con la orden que ha entendido; esto ayuda a ver si hay que reestructurar la oración.
- Solicita Ajustes: Si el resultado no es exacto, pídele modificaciones. ChatGPT es altamente iterativo y puede adaptar sus respuestas según el feedback.
- Integra los Resultados: Usa los entregables generados como punto de partida, revisándolos y adaptándolos según las necesidades específicas del proyecto.
Beneficios de ChatGPT para los PM
- Ahorro de Tiempo: Automatiza tareas repetitivas, liberando tiempo para que los PM se concentren en la estrategia y la toma de decisiones.
- Mejor Organización: Genera documentos, cronogramas y listas de tareas estructuradas de manera eficiente.
- Colaboración Mejorada: Facilita la comunicación con equipos técnicos y no técnicos al crear contenido claro y accesible.
- Reducción de Errores: Minimiza malentendidos al estandarizar la documentación y los procesos.
Tecnología e Intuición Humana: La Combinación Perfecta
A medida que la IA evoluciona, su papel en la gestión de proyectos solo crecerá. En el futuro, podríamos ver herramientas como ChatGPT integrándose directamente con plataformas como Jira, Asana, e incluso el mismo Notion con Notion AI para:
- Proporcionar análisis predictivos basados en datos históricos.
- Sugerir mejoras en flujos de trabajo basados en métricas de productividad.
- Automatizar la asignación de recursos según la disponibilidad y habilidades.
En definitiva, esta nueva era nos ha traído un recurso que optimiza la gestión de proyectos al ofrecer maquetas preliminares de documentos funcionales, escenarios Gherkin y cronogramas. Esto permite a los Project Managers enfocarse en actividades estratégicas de mayor valor.
Sin embargo, es crucial recordar que la IA no reemplaza el juicio, la intuición ni la experiencia humana. Las propuestas generadas por ChatGPT deben ser refinadas, adaptadas y validadas por profesionales.
Como Project Managers, nuestra función sigue siendo indispensable: somos quienes aportamos contexto, aseguramos la calidad y guiamos el proyecto hacia su éxito final.
